A Alta Administração deve demonstrar comprometimento e liderança em relação ao sistema de gestão de compliance, pois é um exemplo fundamental no desenvolvimento de condutas éticas. Para que isso ocorra, a Alta Administração deve assegurar que a política de compliance esteja compatível com a estratégia organizacional, integrando o compliance nos processos do Sistema FIEMA.
A Alta Administração deve: a) Garantir recursos necessários para o funcionamento do sistema de gestão de compliance; b) Assegurar o alcance dos resultados pretendidos pelo sistema de gestão de compliance; c) Apoiar e orientar as pessoas para contribuírem com a eficácia do sistema de gestão de compliance; d) Promover a melhoria contínua; e) Estabelecer e sustentar os valores organizacionais; f) Garantir que os objetivos de compliance sejam assegurados por políticas, processos e procedimentos; g) Indicar e nomear a estrutura de compliance do Sistema FIEMA; h) Assegurar que haja a inclusão de responsabilidades de compliance na descrição dos cargos; i) Assumir compromisso com a difusão da cultura de integridade no Sistema FIEMA

Risco é o efeito da incerteza nos objetivos do Sistema FIEMA. O processo de gestão de riscos segue normativo próprio, com a função de: a) Identificar e monitorar os riscos corporativos do Sistema FIEMA, com base em sua Política de Gestão de Riscos; b) Elaborar relatórios e informações acerca da identificação, priorização, mitigação e monitoramento dos riscos; c) Manter a matriz de riscos atualizada; d) Munir a Coordenação do Escritório de Compliance de informações relativas à gestão de riscos; e) Operar a residualidade e base histórica dos riscos, através de indicadores, produzindo evidências e levantamento das lições aprendidas; f) Assegurar que os procedimentos de controle se encontrem documentados pelas respectivas áreas; g) Garantir o funcionamento eficiente e adequado da Política de Gestão de Riscos; h) Realizar comunicação e consulta de novos riscos aos stakeholders; i) Monitorar as atividades desenvolvidas pelos proprietários de riscos, assegurando que quaisquer desvios identificados possam ser prontamente corrigidos.

A existência do Programa de Compliance depende da efetiva aplicação dos direcionadores previstos no Código de Conduta Ética do Sistema FIEMA e demais políticas e procedimentos vinculados ao programa. Este arcabouço normativo é desenvolvido para assegurar a efetividade do Programa de Compliance, sendo disponível a todas as partes interessadas, em linguagem clara, objetiva e adequada.

O Sistema FIEMA adota mecanismos para assegurar o tratamento dos riscos identificados, bem como monitora o cumprimento das obrigações de compliance a qual esteja submetido. As atividades de controle interno estão expressas em normativo próprio.

O plano de comunicação e treinamento, considera: a) A identificação dos treinamentos de compliance relevantes, com base no Código de Conduta Ética, nos riscos mapeados e nos conceitos aplicáveis à estrutura de compliance; b) A realização de treinamentos internos ou externos; c) A possibilidade de realização de treinamentos presenciais ou remotos; d) Que cabe ao Escritório de Compliance a coordenação da elaboração dos treinamentos, sob supervisão do Comitê de Compliance e demais partes interessadas; e) A medição, ou não, da retenção do conhecimento, ao final de cada treinamento; f) A definição das comunicações a serem realizadas, bem como periodicidade e forma de divulgação; g) A avaliação da efetividade das comunicações ofertadas; h) O registro dos treinamentos e comunicações realizadas, mediante informação documentada; i) A comunicação para alcançar todos os públicos, respeitando suas particularidades; j) A construção de processos de comunicação mais eficazes e inclusivos, valorizando a diversidade de perspectivas; k) Uma comunicação interna eficaz, garantindo que todos os níveis e funções compreendam o sistema de gestão de compliance e seu papel no seu cumprimento; l) A divulgação para o público externo das informações relevantes sobre o sistema de gestão de compliance do Sistema FIEMA, de acordo com os processos definidos e destacando a cultura de compliance, objetivos e obrigações a que está submetido.

O Sistema FIEMA possui canais de comunicação abertos para apresentação de manifestações vinculadas a condutas contrárias àquelas previstas no seu Código de Conduta Ética.
São canais de manifestações da Ouvidoria, os seguintes contatos: Site Institucional https://www.fiema.org.br/pagina/40?slug=sac-ouvidoria Portal da Transparência https://transparencia.fiema.org.br/sesi/ouvidoria_new/
Telefone (98) 3031-0104 – Digite 7; E-mail ouvidoria@fiema.org.br
Atendimento Presencial ou envio de correspondência Av. Jerônimo de Albuquerque, s/n – Andar I, Ed.Casa da Indústria – Bequimão – São Luís – MA CEP: 65.060-645. Horário de atendimento: 8h às 12h/14h às 18h – Segunda a sexta – feira, exceto feriados.

Todas as denúncias recebidas serão investigadas de acordo com normas e procedimentos, específicos para esse fim, levando em consideração os seguintes aspectos: a) A investigação será realizada por uma equipe designada pelo Comitê de Ética, escolhido conforme a gravidade ou necessidade de especialização para a investigação; b) A investigação deverá se limitar aos fatos a serem investigados, determinando de forma plena se houve uma conduta imprópria ou não, quem estava envolvido e em quais circunstâncias; c) A investigação será sempre independente e baseada em fatos e dados; d) Todo processo investigativo deve se basear nas etapas de preparação, execução e conclusão da investigação; e) Os principais objetivos da investigação são o tratamento dos riscos, identificação de oportunidades de melhorias, proteção da imagem do Sistema FIEMA e esclarecimento dos fatos; f) O Sistema FIEMA não divulgará os detalhes e as decisões tomadas, decorrentes do processo de investigação, salvo caso fortuito ou força maior; g) Regularmente poderá ser comunicado um sumário, com as principais estatísticas referentes às investigações, tais como: número de denúncias, tipos, resultados e sanções aplicadas.

As regras e procedimentos para contratar terceiros serão sempre analisados sob a ótica dos possíveis impactos nos negócios do Sistema FIEMA. Essas regras incluirão critérios claros e objetivos que definirão a melhor forma de contratar cada serviço, além de estabelecer requisitos específicos, identificar os principais riscos envolvidos em cada tipo de contratação e determinar os níveis de controle necessários. Todas essas contratações serão gerenciadas por uma política própria de análise detalhada (Due Diligence de Integridade - DDI) e estarão diretamente ligadas ao Programa de Compliance do Sistema FIEMA.

O Programa de Compliance do Sistema FIEMA é avaliado continuamente. O Escritório de Compliance é responsável pela coerência razoável dos sistemas de controles internos instituídos no âmbito do Programa de Compliance, seguindo as atividades: a) O monitoramento será feito de forma disciplinada, planejada e documentada, de forma simples e objetiva através de recursos, indicadores e instrumentos estabelecidos; b) O Escritório de Compliance emitirá continuamente relatório de ações realizadas para reporte à Alta Administração. Ressalta-se que, caso exista assuntos críticos, este requer reporte extraordinário; c) O Comitê de Compliance poderá requerer auditorias especiais ou específicas no Programa de Compliance, que será realizada por uma terceira parte, interna ou externa ao Sistema FIEMA; d) Avaliação da eficácia dos treinamentos e comunicações realizadas; e) Avaliação da eficácia dos controles internos estabelecidos; f) As possíveis atualizações das obrigações de compliance e se suas responsabilidades estão corretas; g) O tratamento de falhas de compliance identificadas.

O Sistema FIEMA entende que os elementos humanos e culturais são fundamentais para a otimização e eficácia do seu Programa de Compliance, estando em consonância com os princípios e valores institucionais. O Sistema FIEMA promove a construção de um ambiente de trabalho plural e inclusivo, valorizando a diversidade de seus colaboradores e contribuindo para a formação de uma sociedade mais justa e equitativa. O Sistema FIEMA promove a diversidade e a inclusão, preconizando a construção de um ambiente de trabalho livre de qualquer forma de discriminação ou assédio, em conformidade com os princípios estabelecidos em seu Código de Conduta Ética.